In 5 stappen een analyse maken met als gevolg effectiever communiceren.

Herken je de situatie dat je naar hetzelfde geluisterd hebt maar dat je collega het heel anders heeft opgevat? Elk mens is uniek en ieder heeft zijn/haar eigen gedragsstijl. En een eigen communicatiestijl. Informatie en prikkels worden op verschillende manieren ontvangen en verwerkt. Dat zorgt ervoor dat niet iedereen hetzelfde denkt of reageert zoals jij. De informatie komt anders binnen dan bedoelt en daardoor kan frictie ontstaan. De wereld wordt vaak niet gezien hoe hij is, maar hoe jij bent.

Heb je jezelf ook wel eens afgevraagd waarom je met die ene collega fijner samenwerkt dan met de ander? En waarom die andere collega nóóit in één keer begrijpt wat je zegt?! Van sommige collega’s snap je gewoon niks. Zo irritant bijvoorbeeld dat Marjolein altijd over die punt komma’s aan het zeuren is en dat Sterre zo chaotisch werkt. En die Ryan die nooit eens echt uit de band springt… pfff… waren er maar meer zoals jij..

Nee hoor. Juist die bijzondere samenstelling van verschillende mensen met verschillende gedragsstijlen is de kracht van een team! Want zo kan iedereen dat doen waar hij/zij goed in is  en ben je complementair aan elkaar. Alleen is het wel heel handig als je elkaar begrijpt en weet hoe je het beste met elkaar kan communiceren.

In deze blog geef leg ik je uit welke gedragsstijlen er zijn en hoe verschillend wij als mensen communiceren. In vijf stappen neem ik je mee hoe je een eerste analyse maakt en hoe je communicatie effectief kan inzetten. Maar eerst leg ik je uit wat een gedragsstijl is en met welke vier je te maken kan hebben.

Vier gedragsstijlen
Een gedragsstijl is een voorkeur voor een bepaalde stijl. Het symboliseert zeg maar de wijze waarop jij mensen aanspreekt, hoe jij handelt en hoe je zaken interpreteert. In mijn trainingen maak ik gebruik van de Wereld van Verschil. Hier wordt een gedragsstijl ook wel een ‘Rijk’ genoemd. De Wereld van Verschil is een mat van 2,5 x 3,5 meter waarop vier gedragsstijlen vinden zijn, elk gekenmerkt door een eigen kleur.

De gedragsstijlen worden in kaart gebracht door bijbehorend landschap en honderden competenties en kenmerken. Elke stad, dorp, brug en rivier heeft een naam en een betekenis. Zo zie je al snel waar jij je zelf ‘thuis voelt’ en welk Rijk, welke gedragsstijl, het beste bij jou past. Eén en ander wordt ondersteund door de uitkomst van een vragenlijst die je voor de training hebt ingevuld.

Laten we terug gaan naar de Rijken. In de Wereld van Verschil komen de volgende vier gedragsstijlen voor:
– Het Daadkrachtige Rijk: dit zijn mensen met veel rode kenmerken. Ze zijn o.a. resultaatgericht, avontuurlijk en probleemoplossend.
– Het Stabiele Rijk: de mensen met veel groene kenmerken. Ze zijn veelal betrouwbaar, harmonieus en fijne luisteraars.
– Het Consciëntieuze Rijk: mensen met veel blauwe kenmerken en daardoor o.a. analytisch, geordend en nauwkeurig.
– Het Invloedrijke Rijk: dit zijn mensen waar de gele omgeving als thuis voelt. Deze netwerkers zijn o.a. enthousiast, innovatief en optimistisch.

Nu je weet welke vier gedragsstijlen er zijn, kan je starten met het maken van jouw analyse en kijken of je erachter kan komen welke gedragsstijl bij je collega past. Voor het gemak spreek ik over hij maar dit kan uiteraard ook een zij zijn.

Stap 1: toont je collega meer introvert of extravert gedrag
Hoe uitgesproken is jouw collega? Toont hij meer introvert of extravert gedrag? Elk mens kan beide tonen maar toch is er vaak een voorkeursstijl die je het meest terug ziet in gedrag.
Introvert gedrag kan er als volgt uitzien: verdiepend, rustig en bescheiden. Deze collega trekt zich af en toe terug en staat niet graag in de spotlights.
Extrovert gedrag kan er zo uitzien: spraakzaam, naar buiten gericht en lef. Deze collega denkt terwijl hij praat en is duidelijk aanwezig.

Stap 2: is je collega meer taakgericht of mensgericht
Na de eerste analyse gaan we naar de tweede stap: je gaat vaststellen of je collega meer taakgericht of mensgericht gedrag vertoont. Bij taakgericht gedrag laat collega meer formeel, sturend en competitief gedrag zien. Hij/zij gaat voor targets en focust op de taak. Een collega die meer mensgericht gedrag laat zien, is persoonlijk, invoelend en betrokken. Het is de collega die het fijn vindt als de sfeer onderling goed is.

Stap 3: maak een inschatting van de gedragsstijl
Je bent al goed bezig met het maken van je analyse! Vervolgens ga je jouw bevindingen koppelen aan een gedragsstijl, een Rijk.

* Vind jij je collega taakgericht en extravert dan is de kans aanwezig dat hij/zij veel rode Daadkrachtige kenmerken heeft.
* De combinatie taakgericht en introvert gedrag past meer bij mensen die zich prettig voelen in het blauwe Consciëntieuze Rijk.
* Wanneer je collega meer mensgericht en introvert gedrag vertoont, dan voelt het groene Stabiele Rijk als zijn/haar vertrekpunt.
* Is je collega meer mensgericht en extravert dan is het mogelijk dat hij/zij zich prettig voelt in het gele Invloedrijke Rijk.

Stap 4: zorg voor de juiste benadering
Nu je denkt te weten welke gedragsstijl je collega heeft, is het de kunst je eigen communicatie hierop aan te passen. Dit wordt ook wel flexibele communicatie genoemd. Het is hierbij niet de bedoeling dat jij jezelf compleet veranderd maar dat je je inleeft in de andere wereld en die taal gaat praten. Maar hoe doe je dat dan? Ik geef je een aantal voorbeelden:

* Indien je met een persoon uit het Daadkrachtige Rijk te maken hebt, praat dan krachtig en met overtuiging. Deze personen richten zich op de grote lijnen en ergeren zich aan details. Hij houdt niet van doelloos contact en is gericht op actie en prestatie. Vermoei deze persoon dus niet met oeverloos geouwehoer maar kom snel tot de kern.

* Mensen uit het Consciëntieuze Rijk hebben over het algemeen behoefte aan privacy en zelfstandigheid. Maak ze dus niet pissig ‘door alles gezellig samen te willen doen’. Erkenning vinden ze prettig en onenigheid gaan ze uit de weg. Ze hechten veel waarde aan kwaliteit en nauwkeurigheid. Vraag hen dus niet ‘grof de grote lijnen’ uit te werken.

* De bewoners van het Stabiele Rijk werken stapsgewijs en systematisch. Het zijn teamspelers maar ze zijn ook bescheiden en gereserveerd. Het zijn over het algemeen goede luisteraars en ze zijn gericht op wederzijdse acceptatie. Breng deze mensen niet in de war door continue van koers te wisselen maar zorg voor een stabiele omgeving.

* Als laatste de enthousiaste mensen uit het Invloedrijke Rijk
. Ze zijn gemakkelijk en tolerant in de samenwerking. Hun motivatie siert hen, ze denken out-of-the-box. Het zijn visionairs en altijd op zoek naar nieuwe kansen. Van uitspraken als ‘seen it done it’ worden zij ongelukkig. Laat je niet afleiden door hun wat chaotische manier van werken maar blijf hen uitdagen. Beren op de weg vinden ze niet erg, daar vinden ze later wel een oplossing voor.

Stap 5: probeer elkaars wereld te begrijpen
Als het goed is heb je nu iets meer inzicht in de verschillende gedrags- en communicatiestijlen. Hopelijk begrijp je nu beter waarom die ene collega die punt komma’s zo belangrijk vindt (consciëntieuze Marjolein), de ander goed gedijt in een uitdagende omgeving (invloedrijke Sterre) en de ander een harmonieuze sfeer zo belangrijk vindt (stabiele Ryan). Niet iedereen is die daadkrachtige Sandra. Gelukkig niet.

Dit is uiteraard een tipje van de sluier maar het begin is er! Je weet nu hoe je een eerste analyse kan maken en hoe je je communicatie op verschillende manieren (flexibel) kan inzetten. En dit is nuttig want met effectief communiceren bereik je meer. Wil je meer weten over de mogelijkheden van deze unieke methodiek dan kan je altijd contact met mij opnemen. Doe dat vooral kort en krachtig ?.

Zet de eerste stap
Hopelijk heb je na het lezen van deze blog meer inzicht gekregen in de verschillende gedragsstijlen en het nut van effectieve communicatie.  Jij bent de regisseur van je eigen leven en jij zorgt ervoor dat dat leven gelukkig en leuk is. Dus hup, aan de slag, want soft skills zoals effectief communiceren zijn te leren!

Ik ben ook benieuwd naar jouw ervaring. Herken je bovenstaande situaties? Welke soft skills zou jij willen ontdekken of verder ontwikkelen? Ik lees het graag in de reacties hieronder. Of mail naar sandra@schorpioentrainingenadvies.nl