‘Mensen verbinden en kwaliteiten laten ontdekken’

Help, tijd tekort! 9 tips zodat je timemanagement de baas bent.


‘Voor de lunch loop ik al achter op schema en dat duurt tot einde dag. Ik word er gek van’.

Als trainer geef ik regelmatig Timemanagement trainingen waarbij bovenstaand probleem veelgehoord is. Allerhande excuses worden aangedragen: spoedverzoeken van manager, hulp bieden aan collega’s, onverwachte telefoontjes van klanten et cetera.

Dit komt over als een enorm drukke baan maar behoren deze verzoeken wel tot jouw takenpakket? Moet jíj die pen uit je handen laten vallen of ligt de verantwoordelijkheid eigenlijk bij je collega? En laat je die pen uit je handen vallen omdat er écht nood aan de man is of omdat je je manager niet wilt teleurstellen? Op deze vragen wordt tijdens mijn trainingen vaak bevestigend geknikt en meteen gevolgd door de vraag: ‘Hoe gooi ik dat roer dan om?!’

Als werknemer ben jij en niemand anders, verantwoordelijk voor je eigen agenda en het succesvol afronden van je taken. Jij maakt de keuzes. Maar waarom heb je dan altijd tijd te kort? Het is zoals de legendarische Cruijff mooi verwoordde: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’.

Er is niks zo moeilijk als het veranderen van gedrag. Bij timemanagement is het zaak (ingesleten) patronen te doorbreken. Daarnaast vraagt gedragsverandering om daadkracht en doorzettingsvermogen. In deze blog geef ik je 9 tips om je timemanagement de baas te zijn.

Terug naar de basis
In mijn training vraag ik deelnemers eerst kort en krachtig de kerntaken van hun functie op te schrijven, waar zij verantwoordelijk voor zijn en waar ze op beoordeelt worden. Vervolgens schrijven ze al deze taken en verantwoordelijkheden op post-its die ze vervolgens splitsen in kerntaken en bijtaken. Dit is vaak nog niet zo makkelijk want in 1ste instantie belanden bijna alle werkzaamheden in vak ‘kerntaak’... En daar gaat timemanagement mis. De kracht is keien, kiezels, zandkorrels en water op de juiste wijze met elkaar te mengen. 

Kerntaken en bijtaken
In de Youtube video ‘A valuable lesson for a happier life’ is te zien in welke volgorde je een lege glazen pot vult. De metafoor van jouw werkend leven. Als je er eerst water ingiet en vervolgens kiezels is overstroming het gevolg. Indien je de pot eerst vult met kiezels en zandkorrels, passen er geen keien meer bij. Kortom: als je de pot zo vol mogelijk en gelijkmatig verdeeld wilt hebben, is de volgorde cruciaal: je start met de keien (kerntaken, urgent), dan de kiezels (belangrijk, niet urgent) en de zandkorrels (niet belangrijk, bijzaken). Als laatste vul je de pot af met water (gezelligheid, koffiemomentje).

De Eisenhower matrix
We gaan verder de diepte in. De post-its worden verder opgesplitst aan de hand van de  Eisenhower matrix. In deze matrix vind je vier kwadranten: 1. Doen: belangrijk en urgent
2. Plannen: belangrijk maar niet urgent
3. Delegeren: niet belangrijk, wel urgent
4. Elimineren: niet belangrijk, niet urgent









Door taken correct te verdelen, krijg je snel een overzicht van je prioriteiten en de taken die best even kunnen wachten. Of sterker nog, niet door jou gedaan hoeven worden of helemaal niet op jouw bordje thuishoren! Hup, over de schutting met die laatste taken. Na wat gepuzzel, koffie en overleg zijn de matrixen gevuld. Deelnemers zie ik trots en opgelucht kijken naar ‘hun matrix’. De eerste kwartjes zijn gevallen!

Jouw energiecurve
Naast een goede verdeling van je taken, is het belangrijk deze taken te doen op het moment dat past bij de dag, bij jouw energieflow. Elk mens heeft momenten gedurende de dag waar hij/zij op zijn best is en waar de energie ver te zoeken is. Ga dus niet die ingewikkelde klus doen als je laag in je energie zit. Ik laat deelnemers hun energie in kaart brengen met behulp van een ‘energiecurve’. Ze schrijven de werktijden per half uur op papier en trekken vervolgens een lijn met pieken en dalen van begin tot einde dag. Gemiddeld bevat een dag 2 pieken.

Waar zitten de energiepieken en inkak momenten van Deelnemer? Komen deze overeen met hun agenda? Of moet Deelnemer nu nét altijd naar die werkbespreking om 09.30 terwijl hij/zij dan net ‘in een piek zit’ en dus heel veel werk kan verzetten?

Een voorbeeld: In mijn laatste training tekende Deelnemer zijn energiecurve: de dag begon om 07.30 en eindigde om 16.00. Tussen 08.30 en 12.00 zit Deelnemer hoog in zijn energie maar om 10.00 uur is een verplicht koffiemoment. Gevolg: Deelnemer wordt ca 30 minuten uit zijn energie gehaald om er vervolgens 30 minuten voor nodig te hebben weer op stoom te komen. Gevolg: tussen 08.30 en 12.00 uur werkt Deelnemer 2,5 uur effectief tot 12.00 uur. Dat is niet veel. Oplossing: eerder actief starten en het koffiemoment minimaliseren tot het hoognodige. En bij voorkeur staand 😊 zodat energie wordt vastgehouden.

De laatste 5 tips

Commerciële tijd: Belafspraken plan je in tussen 09.00-12.00 en 14.00 en 16.30. Vóór 09.00 en tussen 12.00 en 14.00 is geen klant te bereiken. Dit zijn de ultieme momenten bijvoorbeeld je e-mail te checken of ‘kiezels of zandkorrels’ in te plannen.

Een overzichtelijke inbox. Geef kleurtjes, verdeel mails in urgent en ‘niet belangrijk’, geef je e-mails duidelijke subject lines zodat je e-mails snel kunt terugvinden. Loopt je e-mail echt de spuigaten uit? Laat afdeling IT je cc-mails zo inregelen dat deze e-mails automatisch naar een map ‘CC’ worden doorgestuurd. Voorkom miscommunicatie en voeg aan je handtekening wel een opmerking toe: ‘De cc-mails lees ik niet. Bij urgente verzoeken vraag ik je contact met mij op te nemen’.

Tussendeadlines: Een olifant eet je in kleine hapjes. Als je problemen hebt met time management, zijn tussendeadlines een praktisch hulpmiddel. Op deze manier tackle je problemen en vraagstukken stap voor stap en behaal je zonder problemen je einddoel.

Wees assertief (ik ben even belangrijk als jij): Durf te zeggen dat het nu even niet uitkomt als je gestoord wordt tijdens een klus waar je je focus voor nodig hebt. Vind je dit lastig en reageer je vaak sub-assertief (jij bent belangrijker dan ik), doe dan een tegenvoorstel: ‘Sorry, nu komt het niet gelegen maar vanmiddag om 15.00 heb ik wel tijd’.

Frisse lucht! Zowel fysiek als mentaal zijn pauzes noodzakelijk. Gun jezelf die ruimte. Lunch niet achter je bureau. Hup naar buiten!

‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’. Aldus Johan Cruijff. En zo is het. Het doorbreken van (ingesleten) patronen is lastig maar absoluut mogelijk. Gun jezelf wel een mentor voor het na-traject zodat je kan worden bijgestuurd tot het moment dat je timemanagement écht de baas bent. En als het eenmaal gelukt is je huidige werkwijze te doorbreken en je met een voldaan gevoel naar huis gaat, betekent dit een nieuw hoofdstuk in je carrière.

Zet de eerste stap
Hopelijk heb je na het lezen van deze blog genoeg zelfvertrouwen gekregen om de stap tot verandering/vernieuwing te zetten. Laat je niet leiden door onzekerheid of door anderen. Jij bent de regisseur van je eigen leven en jij zorgt dat dat leven gelukkig en leuk is. Dus hup, aan de slag, want soft skills zoals timemanagement zijn te leren!

Ik ben ook benieuwd naar jouw ervaring. Herken je bovenstaande situaties? Welke soft skills zou jij willen ontdekken of verder ontwikkelen? Ik lees het graag in de reacties hieronder. Of mail naar sandra@schorpioentrainingenadvies.nl